Bagaimana obrolan Google Docs membantu Anda berkolaborasi dalam dokumen

Obrolan Google Docs adalah alat yang sangat efektif untuk berkolaborasi dalam dokumen dengan tim. Ini memberikan kemampuan bagi editor untuk menandai dan mengomentari pengeditan, memungkinkan tim mendiskusikan

 kata -kata yang tepat dari dokumen, dan itu memungkinkan karyawan mengisi formulir mengajukan pertanyaan yang dapat dijawab oleh manajer mereka.

Semua kegunaan besar untuk obrolan Google Documents hanya bekerja dengan baik jika orang yang menggunakan dokumen memahami cara kerja sistem komentar.

Karena pengguna lain menempatkan kursor mouse mereka di dalam dokumen, Anda akan melihat nama akun Google mereka sesaat muncul di atas kursor.

Ini berguna untuk melihat bidang dokumen apa yang sedang dikerjakan anggota tim Anda. Ini dapat membantu menghindari melakukan pengeditan yang bertentangan dalam dokumen yang sama.

Jika Anda melihat seseorang mengedit bagian dari dokumen secara tidak benar, atau membuat perubahan yang tidak Anda setujui, Anda dapat menambahkan komentar langsung ke orang tersebut.

Di sebelah kanan ikon pengguna di bagian atas dokumen, Anda akan melihat ikon seseorang yang berbicara di dalam lingkaran putih. Saat Anda memilih ini, ini membuka area komentar umum.

Ketikkan saja komentar Anda dan tekan enter. Setiap orang yang saat ini melihat dokumen akan dapat melihat semua komentar di area komentar umum.

Anda tahu kapan seseorang telah memperbarui komentar baru ke area komentar oleh titik merah yang muncul di atas ikon ini.

Seperti yang ditanggapi setiap orang, komentar baru muncul di bawah yang sebelumnya di utas komentar.

Tekan X Di sebelah kanan nama di kotak komentar, atau pilih ikon komentar untuk membuat jendela komentar menghilang lagi.

Membuat obrolan Google Documents baru

Untuk membuat obrolan Google Docs baru, cukup sorot teks apa pun di dokumen Google Documents. Saat Anda melakukan ini, Anda akan melihat ikon komentar kecil muncul di sebelah kanan teks yang disorot itu.

Saat Anda mengarahkan mouse ke ikon itu, Anda akan melihat teks "Tambahkan komentar".

Saat Anda memilih ikon ini, itu akan membuka jendela komentar di mana Anda dapat membagikan pemikiran Anda tentang teks dalam dokumen yang telah Anda sorot.

Setelah selesai menulis komentar Anda, cukup pilih tombol komentar dan Anda akan melihat kotak komentar berubah menjadi komentar permanen.

Ada beberapa opsi yang sesuai dengan komentar seperti ini.

Mengelola Komentar

Saat Anda memilih tiga titik di sebelah kanan komentar, Anda akan melihat tiga opsi.

• Edit: Buat pembaruan apa pun untuk komentar Anda, atau tambahkan balasannya jika Anda mau.
• Menghapus: Hapus komentar dan sorotannya dari dokumen.
• Tautan ke komentar ini: Dapatkan tautan URL yang dapat Anda bagikan dengan orang -orang jika Anda ingin mereka melihat komentar khusus ini.

Tautan komentar sangat efektif untuk membantu orang menemukan komentar yang tepat, terutama dokumen di dalam yang memiliki sejumlah besar komentar di dalamnya.

Anda dapat menempelkan tautan dalam obrolan IM, SMS seluler, atau email.

Ketika penerima memilih tautan, itu akan membawanya langsung ke dokumen tempat komentar dimasukkan. Mereka dapat membalas komentar, atau memilih Menyelesaikan.

Menyelesaikan komentar membuatnya menghilang dari utas komentar. Tampaknya komentarnya dihapus, tetapi sebenarnya hanya tersembunyi dari margin yang tepat.

Jika Anda ingin melihat semua komentar yang telah diposting ke dokumen, cukup pilih ikon komentar hitam di kanan atas dokumen.

Ini menunjukkan kepada Anda semua komentar yang diposting ke dokumen bersama dengan semua informasi berikut tentang komentar tersebut.

• Tanggal dan waktu komentar telah diposting
• Semua balasan komentar
• Setiap teks dokumen yang dipilih saat komentar dibuat
• Tautan untuk membuka kembali komentar terselesaikan
• Tautan untuk membalas komentar

Pilih Komentar Untuk menambahkan komentar baru ke utas komentar. Pilih Pemberitahuan Untuk mengubah pengaturan email sehingga Anda hanya menerima pemberitahuan ketika seseorang membalas komentar Anda, atau tidak ada pemberitahuan sama sekali.

Mengedit dan menyelesaikan pengeditan

Obrolan Google Docs sangat berguna untuk membuat saran pengeditan ke dokumen tanpa benar -benar membuatnya.

Secara default, Google Docs memungkinkan Anda melakukan pengeditan ke dokumen dan pengeditan segera berlaku. Untuk mengganti mode pengeditan hanya dengan perubahan yang disarankan, pilih panah dropdown di sebelah kanan Pengeditan Kata di kanan atas dokumen.

Pilih Menyarankan Dari daftar dropdown.

Saat Anda mengedit dokumen, teks dalam dokumen dicoret dengan teks pengganti yang ditampilkan di sebelahnya. Setiap sunting membuka komentar baru ke kanan dengan deskripsi edit yang dibuat.

Tujuan fitur ini adalah sehingga editor akhir atau penulis asli dapat melalui pengeditan dan menerima perubahan secara individual dengan memilih tanda centang untuk komentar pengeditan itu.

Namun, jika Anda tidak ingin menyelesaikan komentar secara individual, ada trik yang berguna untuk menyelesaikannya sekaligus.

Untuk melakukan ini, pilih Peralatan menu dan pilih Ulasan suntingan yang disarankan.

Ini akan membuka jendela kecil di kanan atas dokumen. Anda dapat memilih panah atas atau bawah untuk menggulir setiap komentar edit di dokumen. Anda dapat memilih Menerima atau Menolak pengeditan individu.

Jika Anda hanya ingin menerima atau menolak semuanya, pilih panah dropdown di sisi kanan tombol terima atau tolak.

Anda dapat memilih Terima semua Untuk menyetujui semua pengeditan. Ini akan memperbarui seluruh dokumen menggunakan pengeditan yang disarankan, dan menyelesaikan semua komentar terkait.

Pelajari lebih lanjut tentang menyelesaikan komentar di Google Documents.

Berkomentar membantu dengan kolaborasi

Menggunakan pengolah kata berbasis cloud seperti Google Documents membuat berkolaborasi pada dokumen menjadi sangat mudah. 

Sistem komentar diatur dengan cara yang membuat membahas perubahan dokumen di antara tim yang nyaman dan mudah. Setelah semua orang terbiasa dengan cara kerja sistem obrolan Google Docs, Anda akan menemukan tim Anda jauh lebih efisien saat mengerjakan dokumen bersama.