Apa itu Microsoft Power Automate dan Template Gratis untuk diunduh

Jika Anda seorang pengguna Microsoft 365, Anda mungkin telah melihat ikon untuk aplikasi Power Automate yang terdaftar di antara aplikasi Microsoft yang lebih Anda kenal, seperti Excel, PowerPoint, dan Outlook. Kami akan membahas apa itu Power Automate dan apa yang bisa dilakukan. Kemudian kita akan melihat beberapa templat otomatisasi daya yang berguna yang dapat Anda terapkan segera. 

Banyak pekerjaan kantor melibatkan tugas berulang yang tidak membawa ilmuwan roket untuk melakukan hal-hal seperti menyimpan lampiran email ke folder tertentu di OneDrive atau Dropbox atau membuat tugas di Microsoft Planner dari pesan di tim Microsoft di Microsoft. Ini adalah jenis tugas yang dilakukan oleh Power Automate. 

Tapi yang membuat daya otomatis sangat berguna adalah bahwa ia juga dapat terhubung ke a ton aplikasi pihak ketiga. Terakhir kali kami memeriksa, Power Automate terhubung ke lebih dari 500 layanan lainnya. Whoa.

Tiga Jenis Aliran

Microsoft mengkategorikan hal -hal yang dapat Anda lakukan di Power Automate menjadi tiga jenis aliran:

1. Aliran awan
2. Aliran desktop
3. Aliran proses bisnis

Mari kita lihat setiap jenis aliran dan pergi mengapa Anda dapat menggunakannya.

Power Automate's Cloud mengalir

Aliran cloud di Microsoft Power Automate dapat dipecah lebih lanjut menjadi tiga kategori:

• Aliran otomatis
• Aliran instan
• Aliran terjadwal

Aliran otomatis dipicu oleh suatu acara, seperti ketika tweet baru diposting dengan tagar tertentu atau ketika Anda menerima email dari orang tertentu. Anda dapat menggunakan aliran otomatis untuk menghubungkan akun dan memungkinkan mereka untuk berkomunikasi satu sama lain. Misalnya, Anda dapat membuat otomatisasi yang mengirimi Anda pesan teks setiap kali Anda mendapatkan email dari bos Anda.

Klik tombol memicu aliran instan. Katakanlah Anda berulang kali mengirim email kepada tim Anda pengingat untuk bergabung dengan rapat tim harian. Anda dapat membuat tombol untuk mengotomatisasi itu. Buat tombol, dan kemudian setiap kali Anda mengklik tombol itu, email secara otomatis dikirim ke tim Anda mengingatkan mereka untuk bergabung dengan rapat. Tidak hanya akan menghemat waktu Anda, tetapi juga akan mengurangi kesalahan, seperti secara tidak sengaja meninggalkan seseorang dari email.

Aliran yang dijadwalkan mengotomatiskan tugas pada jadwal. Misalnya, Anda dapat membuat aliran terjadwal yang secara otomatis mengunggah data ke situs SharePoint atau database tertentu.

Itulah tiga jenis aliran otomatisasi daya yang menangani informasi di cloud. Selanjutnya, kami akan melihat aliran untuk tugas yang Anda lakukan di desktop Anda.

Aliran desktop Power Automate

Microsoft memiliki alat yang disebut Power Automate Desktop yang memperluas kemampuan Power Automate, memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses desktop berulang, dan itu termasuk tindakan yang Anda lakukan di web. Ini mirip dengan merekam makro di Excel. Anda dapat merekam serangkaian tindakan dan menentukan kondisi yang harus benar untuk memicu serangkaian tindakan itu.

Misalnya, Anda dapat membuat aliran desktop yang mengekstrak data dari situs web dan menambahkannya ke file Excel. Atau Anda bisa mengatur aliran yang menggabungkan dokumen Microsoft Word ke PDFS.

Aliran proses bisnis Power Automate

Katakanlah Anda memiliki karyawan yang menanggapi permintaan layanan pelanggan. Tidak peduli karyawan mana yang berinteraksi dengan pelanggan, Anda ingin mereka mengikuti langkah yang sama persis, jadi pengalaman pelanggan konsisten.

Dengan kata lain, Anda dapat menggunakan aliran proses bisnis untuk mengatur serangkaian langkah bagi orang untuk mengikuti untuk mencapai hasil tertentu. Alih -alih mengandalkan pelatihan karyawan saja, aliran proses bisnis memandu karyawan dan membantu mereka menghindari kesalahan.

Template Otomatis Daya yang Berguna

Mungkin cara termudah untuk membungkus pikiran Anda di sekitar apa yang dapat dilakukan Microsoft Power Automate adalah mengeksplorasi beberapa templat. Jika Anda telah menggunakan IFTTT, Anda terbiasa dengan konsep ini. Template Otomatis Daya sama seperti applet atau resep di IFTTT. 

Anda dapat menggunakan Templat Otomatisasi Power As-IS, atau Anda dapat mengubahnya agar sesuai dengan keadaan dan tujuan spesifik Anda. Berikut beberapa untuk Anda mulai.

Template Aliran Otomatis yang Berguna

1. Simpan Outlook.com lampiran email ke OneDrive Anda. 

Setiap kali Anda mendapatkan email dengan lampiran, lampiran akan disimpan ke OneDrive Anda di folder yang disebut lampiran email dari Power Automate.

2. Kirim email untuk tweet baru tentang kata kunci tertentu. 

Setiap kali ada tweet tentang kata kunci yang Anda tentukan, Power Automate akan mengirimkan email dengan beberapa detail pengguna dasar tentang akun yang memposting tweet.

Template aliran instan yang berguna

1. Kirimkan diri saya pengingat dalam 10 menit. 

Template aliran ini membuat tombol yang akan mengirimi Anda pengingat tertunda khusus.

2. Jadwalkan pertemuan dengan pengirim pesan. 

Aliran ini memungkinkan Anda untuk menjadwalkan pertemuan dengan pengirim pesan apa pun dari saluran atau obrolan tim Microsoft.

Template Aliran Terjadwal yang Berguna

1. Email saya dengan daftar acara kalender yang akan datang. 

Template ini akan melihat kalender Anda dan mengirimi Anda ringkasan email dari minggu Anda yang akan datang, termasuk info tentang penerbangan, hotel, dan cuaca.

2. Kirim email pengingat Office 365 Outlook untuk pertemuan awal hari berikutnya. 

Ini adalah yang bagus untuk orang -orang yang lupa untuk melihat jadwal besok tetapi sering memeriksa email. Jika ada pertemuan pada hari berikutnya sebelum waktu yang Anda tentukan, itu akan mengirim pengingat ke email Outlook Anda.

Menghabiskan lebih banyak waktu melakukan hal -hal yang tidak bisa dilakukan orang lain

Tagline Microsoft untuk Power Automate adalah, “Jaga apa yang penting. Mengotomatiskan sisanya.“Anda harus mengakui, mereka ada benarnya. Jika Anda mengotomatiskan apa yang dapat diotomatisasi, itu membuat Anda lebih banyak waktu untuk hal -hal yang lebih penting seperti strategi, pemikiran mendalam, dan santai. Masa depan sekarang, dan sekarang saatnya untuk menempatkan robot untuk bekerja untuk Anda!