Panduan terperinci tentang cara bekerja dengan dokumen di NextCloud

NextCloud adalah platform kolaborasi konten sumber terbuka yang memungkinkan untuk membuat penyimpanan file yang aman dengan fitur berbagi dan sinkronisasi. Tidak terlalu banyak untuk mengatakan bahwa NextCloud adalah solusi yang ideal untuk manajemen file, karena platform ini memungkinkan Anda untuk berbagi file dan folder di komputer Anda, dan langsung menyinkronkannya dengan server NextCloud Anda.

Namun, NetXCloud tidak hanya baik untuk foto dan file multimedia. Platform ini memiliki banyak hal untuk ditawarkan saat Anda berurusan dengan dokumen kantor. Artikel ini akan mengajari Anda cara bekerja dengan dokumen dalam instance NetXlcoud Anda.

Mengatur penyimpanan cloud terpusat

Dengan NextCloud, Anda dapat membangun lingkungan penyimpanan yang nyaman di mana Anda dapat menyimpan dan mengelola semua dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi Anda. Anda dapat mengunggahnya secara manual atau Anda dapat mengimpor file kantor dari penyimpanan pihak ketiga dengan menginstal aplikasi yang sesuai dari App Store bawaan.

Misalnya, dimungkinkan untuk mengintegrasikan Dropbox, OneDrive, dan Google Drive. Dengan demikian, Anda dapat mengimpor dokumen kantor dan data lain ke penyimpanan NetXCloud.

Penyimpanan File NextCloud

Mengelola dokumen dengan mudah

NextCloud memungkinkan Anda mengelola dokumen dengan cara yang berbeda. Anda dapat membuat folder dan subfolder untuk menyimpan dokumen dari berbagai jenis secara terpisah. Misalnya, Anda dapat membuat folder untuk presentasi dan satu untuk spreadsheet. Juga, Anda dapat dengan mudah mengganti nama, menyalin atau memindahkan file kantor dengan memilih opsi yang diperlukan dari menu konteks saat Anda mengklik kanannya.

Untuk dengan cepat mengakses dokumen yang diperlukan, Anda dapat menandainya sebagai favorit. Ketika Anda perlu bekerja dengan mereka, cukup klik Favorit Ikon di panel sisi kiri, dan Anda akan melihat semua dokumen yang tersedia dengan status ini.

Fitur lain yang berguna adalah kemampuan untuk menetapkan tag. Jika Anda ingin membuat tag, yang perlu Anda lakukan adalah membuka file melalui Detail Lihat di menu konteks. Kemudian ketik apa yang ingin Anda gunakan sebagai tag. Anda diizinkan untuk menetapkan beberapa tag ke satu file. Semua tag dibagikan oleh semua pengguna di server NextCloud Anda.

Kelola Dokumen di NextCloud

Terlebih lagi, semuanya NextCloud Pengguna diizinkan meninggalkan komentar. Anda dapat menggunakan Detail Lihat untuk menambahkan komentar Anda pada dokumen atau baca yang ditinggalkan oleh orang lain. Komentar terlihat oleh pengguna yang memiliki akses ke file tersebut.

Akses dokumen Anda dari desktop dan seluler

NextCloud hadir dengan dukungan penuh Webdav, Jadi Anda dapat dengan mudah terhubung dan menyinkronkan dengan dokumen Anda dari penyimpanan NextCloud melalui protokol ini. Anda diizinkan untuk terhubung ke perangkat Linux, Windows, dan MacOS serta aplikasi seluler untuk Android dan iOS.

Setelah terhubung, Anda dapat menyinkronkan PC atau ponsel cerdas desktop Anda dengan server NextCloud Anda. Ini sangat berguna ketika Anda terus -menerus bepergian dan perlu mengakses dokumen Anda dari lokasi yang berbeda.

Bagikan dokumen dengan orang lain

Apa yang membuat NextCloud Hebat adalah kemampuannya untuk berbagi file yang aman. Sebagai pengguna NextCloud, Anda dapat berbagi file dan bahkan folder dengan tautan publik, pengguna dan grup lain, lingkaran dan pembicaraan berbicara.

Saat berbagi dokumen, spreadsheet, atau presentasi, Anda dapat mengizinkan mengedit file dengan solusi pengeditan kolaboratif NextCloud Anda, seperti Only Office.

Opsi berbagi tambahan untuk file kantor adalah:

• Sembunyikan Unduh - Opsi ini menghapus tombol unduh sehingga tidak mungkin mengunduh file.
• Lindungi Kata Sandi - Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengatur kata sandi.
• Tetapkan tanggal kedaluwarsa - Opsi ini secara otomatis menonaktifkan pembagian pada hari yang tetap.
• Catatan untuk penerima - Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengirim pesan ke penerima.
• Unshare - Opsi ini dirancang untuk mengembalikan berbagi.
• Tambahkan tautan lain - Opsi ini memungkinkan untuk membuat berbagai tautan publik dengan hak yang berbeda.

Berbagi internal juga tersedia di NextCloud.

Bagikan Dokumen NextCloud

Mengenkripsi dokumen Anda

Jika Anda berurusan dengan informasi rahasia, Anda pasti akan menemukan fitur ini bermanfaat. Faktanya adalah bahwa NextCloud hadir dengan aplikasi enkripsi sisi server. Saat Anda mengaktifkannya, semua file NextCloud Anda secara otomatis dienkripsi di sisi server.

Aplikasi enkripsi menggunakan login Anda sebagai kata sandi untuk kunci enkripsi unik Anda, jadi Anda tidak perlu melakukan apa pun. Cukup masuk ke instance NextCloud Anda dan kelola dokumen kantor Anda seperti yang biasanya Anda lakukan. Jangan lupa bahwa Anda dapat mengubah kata sandi kapan saja.

Anda dapat mengaktifkan enkripsi sisi server di pengaturan admin.

Mengenkripsi dokumen NextCloud

Edit dan berkolaborasi pada dokumen dengan hanya kantor

NextCloud dengan mudah diintegrasikan dengan beberapa suite kantor yang memungkinkan Anda membuat dan mengedit dokumen kantor secara online. Salah satu solusi terbaik adalah Only Office Docs, paket kantor open-source untuk pengeditan dan kolaborasi dokumen online. Saat terintegrasi, Only Kantor Dokumen memungkinkan untuk mengedit file docx, xlsx, pptx, csv, dan txt serta melihat pdfs.

Dengan suite kantor online ini, Anda diizinkan untuk berkolaborasi dengan pengguna NextCloud lainnya secara real-time. Untuk tujuan ini, Only Kantor Dokumen menyediakan satu set lengkap fitur kolaboratif, termasuk dua mode pengeditan bersama (cepat dan ketat), kontrol versi dan riwayat versi, perubahan trek, komentar, menyebutkan pengguna, dan komunikasi melalui obrolan bawaan.

Kolaborasi dokumen real-time bahkan dimungkinkan di antara berbagai instance NextCloud Federated yang terhubung ke server dokumen satu-satunya (hanya dokumen kantor)).

Baca panduan ini untuk mengetahui cara mengintegrasikan hanya dokumen kantor dengan NextCloud.

Berkolaborasi dokumen dengan hanya kantor

Buat dan isi formulir online

Terlepas dari dokumen teks tradisional, spreadsheet, dan presentasi, Only Kantor Dokumen Juga memungkinkan Anda bekerja dengan formulir yang bisa diisi. Dengan kata lain, Anda dapat membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada dokumen dengan bidang yang bisa diisi. Bidang -bidang ini dapat dari berbagai jenis. Misalnya, bidang teks, tombol radio, daftar tarik-turun, kotak centang, kotak kombo, dan gambar.

Saat membuat formulir yang bisa diisi, Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin bidang. Only Kantor Dokumen Bekerja dengan DOCXF, formatnya sendiri untuk templat formulir. Jadi, saat Anda membuat formulir, Anda membuat file docx yang dapat Anda edit dan bahkan bagikan dengan orang lain untuk tujuan kolaboratif.

Saat Anda Docxf Formulir sudah siap, Anda dapat menyimpannya sebagai Oform. Ini adalah ekstensi file lain yang dikembangkan oleh tim satu -satunya kantor. Format ini digunakan untuk formulir yang dapat diisi siap pakai. Keunikan utama Oform adalah bahwa file seperti itu tidak dapat diedit kecuali untuk memasukkan data di bidang.

Jadi, saat Anda membuka file Oform, Anda tidak akan melihat alat pengeditan apa pun. Anda akan dapat menavigasi melalui bidang yang ada dan memasukkan data yang diperlukan. Saat file Oform selesai, Anda dapat menyimpannya sebagai PDF dan mengunduhnya langsung dari antarmuka editor.

Membuat dan mengisi formulir online

Manfaatkan izin berbagi tambahan

Selain izin berbagi file standar, Only Kantor Dokumen Menawarkan serangkaian hak akses canggih yang dapat Anda gunakan saat berbagi file kantor dengan pengguna lain:

• Dengan akses penuh, Anda dapat melakukan apapun yang Anda inginkan.
• Dengan View Only, Anda dapat membuka file untuk dilihat tetapi pengeditan dilarang.
• Dengan berkomentar, Anda dapat melihat file dan meninggalkan komentar di atasnya.
• Dengan ulasan, Anda dapat menggunakan mode perubahan trek.
• Dengan filter khusus, pengguna lain tidak akan dapat mengubah filter yang ditetapkan saat mengedit spreadsheet bersama.

NextCloud memungkinkan Anda untuk berbagi file kantor menggunakan drag drop di Talk. Semua peserta obrolan akan mendapatkan akses ke file bersama.

Konversi dokumen kantor ke format OOXML

Only Kantor Dokumen Juga dilengkapi dengan fitur konversi. Jadi, jika Anda memiliki dokumen kantor selain OOXML, Anda dapat mengonversinya dengan klik. Daftar format yang kompatibel untuk konversi sangat panjang dan termasuk DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPT, RTF, XLS, Xlsm, xlt, xltm, xltx.

Tanpa konversi ke OOXML, Anda dapat membuka file tersebut hanya untuk dilihat. Jika Anda ingin mengonversi file non-oxml, klik kanan dan pilih konversi dengan opsi satu-satunya kantor. Setelah itu, Anda akan dapat membukanya dan mengeditnya tanpa batasan.

Konversi dokumen ke format OOXML

Lindungi dokumen Anda

Ketika datang ke perlindungan dokumen, Hanya petugas dokumen memiliki beberapa fitur yang sangat menarik. Cara termudah untuk mencegah dokumen Anda dari akses tidak sah adalah dengan menetapkan kata sandi yang kuat. Saat Anda membuka dokumen, Anda harus memasukkan kata sandi setiap saat. Ini sangat berguna jika ada risiko bahwa seseorang dapat mengakses perangkat Anda saat Anda sementara waktu darinya.

Fitur keamanan lainnya adalah kemampuan untuk menambahkan tanda air. Only Kantor Dokumen memungkinkan Anda untuk menambahkan tanda air teks atau menggunakan gambar untuk melindungi file kantor Anda. Dalam pengaturan satu -satunya, Anda juga dapat memutuskan apakah Anda ingin tanda air ditampilkan saat berbagi file dengan tampilan aman.

Lindungi dokumen di NextCloud

Untuk pengguna tingkat lanjut, ada sesuatu yang lebih canggih. Only Kantor Dokumen menggunakan token web Jason (Jwt), sehingga Anda dapat mengaktifkan teknologi ini dan mengkonfigurasi token Anda untuk memberikan tingkat keamanan tertinggi. Baca dokumentasi resmi jika Anda ingin tahu tentang JWT di ONLY DOC Dokumen.

Dokumen tanda air di NextCloud

Seperti yang Anda lihat, NetXCloud adalah platform yang sangat baik untuk manajemen dokumen dan berbagi file. Namun, itu menjadi jauh lebih kuat saat Anda mengintegrasikannya Only Kantor Dokumen. Solusi gabungan dapat melakukan semua tugas kantor dan memungkinkan Anda untuk menciptakan lingkungan kolaboratif yang aman di mesin lokal Anda.